Auran kunta nykyaikaisti rekrytointiprosessinsa - tulokset ylittivät odotukset

Kunnalle töihin hakeminen saattaa ajatuksena tuntua pitkältä byrokraattiselta prosessilta, jossa hakijaa pyöritellään eri tahojen rattaissa ja pakotetaan jättämään monisivuisia hakemuksia useisiin kanaviin. Auran kunta on kuitenkin päättänyt hoitaa rekrytointinsa tyystin toisella tavalla. 

Nopea ja kiva. Näppärä ja keveä. Näin sekä työnhakijat että kunnan omat työntekijät kehuivat myöhemmin. Kunta sai paljon hyvää palautetta siitä, että sen rekrytointiprosessi on uusi ja nykyaikainen.

Uusilla työkaluilla parhaisiin tuloksiin

Auran kunta ja Jobilla aloittivat yhteistyönsä syksyllä 2020 perheohjaajan kampanjalla. Tämän jälkeen käynnistyi varhaiskasvatuksen opettajan rekry ja viimeisimpänä toteutettiin haku vapaa-aikasihteerin viransijaisuuteen lokakuussa.

Kyseessä on monitoimivirka, joka kattaa niin nuoriso-, liikunta-, kulttuuri-, hyvinvointi- kuin virkistysalueitakin. ”Tämä positio ei missään nimessä ollut helppo täyttää”, Auran kunnalla vapaa-aikasihteerinä toiminut ja nyt virasta äitiyslomalle jäävä Marjaana Tamminen kertoo. ”Hakijalla saattaa olla koulutus vain tiettyyn sektoriin, toiseen ehkä sitten harrastuneisuutta.”

Position haastavuudesta huolimatta rekry kuitenkin onnistui yli odotusten: hakemuksia tehtävään tuli yli 80, joista yksi johti palkkaukseen. Miten tällaisiin tuloksiin päästiin?

Mikä nykyrekrytoinnissa on tärkeintä?

Marjaana ei ollut mukana Auran kunnan aiemmissa rekrytoineissa, mutta kertoi, että hänen oli helppo päästä mukaan, sillä Jobillan järjestelmää oli helppo lähestyä ja käyttää. 

Kokemuksiensa perusteella hänellä on antaa kaksi vinkkiä rekrytointia hoitaville henkilöille. 

Marjaana painottaa erityisesti henkilökohtaisen yhteydenoton merkitystä. Hän kannustaa rekrytoijia olemaan rohkeasti yhteydessä hakijoihin ja varaamaan kunnolla aikaa yhteydenottoon. Lisäksi hän neuvoo hoitamaan kontaktoinnin nopeasti ennen kuin liidit viilenevät.

Marjaana suosittelee soittamaan hakijoille sähköpostin lähettämisen sijaan, sillä puhelimitse on helppo selvittää, onko hakija todella potentiaalinen rekrytoitavaan paikkaan. Yhteydenotto on merkityksellinen myös toisella tapaa. ”Joidenkin hakijoiden mieli muuttui”, Marjaana kertoi. Lomakkeen alunperin vain testimielessä täyttänyt hakija saattoi puhelun aikana innostua paikasta niin, että kävi jättämässä virallisen hakemuksensa Kuntarekryn puolelle. 

Marjaanan toinen vinkki liittyykin rekrytointiprosessin etenemiseen. ”Prosessi kannattaa pitää yhtenäisenä koko putken ajan”, hän ohjeistaa. Jos hakijat aluksi täyttävät lyhyen ja yksinkertaisen testin, ei heitä sen jälkeen kannata ohjata toiseen järjestelmään, jossa pyydetään jättämään monisivuisia ja monimutkaisia hakemuksia. Testin jälkeiset askeleet kannattaa pitää yhtä helppona hakijalle, sillä yhtenäisemmät prosessit pitävät hakijan kiinnostuksen yllä loppuun saakka.

Auran kunta toteutti tämän ohjaamalla hakijat ensikontaktin jälkeen Kuntarekryn puolelle jättämään virallisen hakemuksen, mutta lomake pidettiin myös siellä mahdollisimman yksinkertaisena ja nopeana täyttää.

Rekrytointiprosessi pitää hoitaa kunnolla loppuun asti. ”Jos käsittelet hakijat huonosti, tuhoat kaiken hyvän työn”, Marjaana toteaa. 

Kun rekrytointiprosessi on kunnossa, työnantajamielikuva paranee

Marjaana kertoo, että hakijoilta ja kunnan työntekijöiltä on jälkikäteen tullut paljon positiivista palautetta siitä, miten näppärä ja kätevä tapa työnhakuun testin tekeminen on. Lisäksi kunta on saanut hyvää näkyvyyttä siitä, että se on ripeä ja uusi ajan hermolla oleva toimija. 

Koskaan aiemmin Auran kunta ei ole tavoittanut näin paljon passiivisia hakijoita eli jo töissä olevia ammattilaisia, jotka saattaisivat olla kiinnostuneita vaihtamaan työpaikkaa ”sen oikean” osuessa kohdalle. Nyt onnistuttiin tavoittamaan myös ne ammattilaiset, jotka eivät välttämättä muuten hakeutuisi kuntiin töihin.