Jobillan rekrytointijärjestelmän tietosuojaseloste

Yleistä

Tämä tietosuojaseloste sisältää tietoa siitä, miten Jobilla rekisterinpitäjänä kerää ja käsittelee asiakkaiden käyttäjien henkilötietoja Jobillan rekrytointijärjestelmässä.

Tätä tietosuojaselostetta saatetaan päivittää tarvittaessa tai sovellettavan lain muutostilanteissa.

Rekisterinpitäjän nimi ja yhteystiedot

Jobilla Oy
Vuorikatu 16 A 8
00100 Helsinki
Suomi

Tietosuojavaltuutetun nimi ja yhteystiedot

Janne Rotko
CPO, DPO & Partner
privacy@jobilla.com

Mihin tarkoitukseen Jobilla kerää henkilötietoja? Millä perusteilla henkilötietoja käsitellään?

Jobilla kerää, säilyttää ja käsittelee rekrytointijärjestelmän käyttäjiä koskevia henkilötietoja varmistaakseen asiakkaalle palvelusopimuksissa tilattujen palveluiden toteuttamisen sekä rekrytointijärjestelmän asianmukaisen käyttämisen.

Mitä henkilötietoja käyttäjästä kerätään ja mistä lähteistä?

Jobilla saa rekrytointijärjestelmän käyttäjää koskevia henkilötietoja pääasiassa henkilöltä itseltään ja tämän suostumuksella etenkin rekisteröitymisprosessin yhteydessä.

Käyttäjien osalta Jobilla tyypillisesti kerää ja käsittelee seuraavia henkilötietoja:

- Käyttäjän yhteystiedot, kuten nimi, sähköposti ja puhelinnumero
- Analytiikkatietoja järjestelmän käyttämisestä, mikä helpottaa henkilökohtaisen palvelun tarjoamista kullekin käyttäjälle ja asiakkaalle.

Kuka käsittelee käyttäjän henkilötietoja ja luovutetaanko niitä kolmansille?

Pääsääntöisesti asiakkaan käyttäjien käyttäjätietoja käsittelevät Jobillan ne työntekijät, jotka toteuttavat asiakkaan palvelutilauksiin liittyvät palvelut ja opastavat asiakkaan käyttäjiä rekrytointijärjestelmänsä käyttämisessä.

Jobillalla on oikeus käyttää alihankkijoita sopimusvelvoitteiden suorittamiseen liittyen. Jobilla vastaa alihankkijoidensa toiminnasta kuin omista toimistaan ja alihankkijat ovat sitoutuneet Jobillan tietosuojaehtoihin.

Luovutetaanko käyttäjän henkilötietoja EU:n ulkopuolelle?

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta EU:n ulkopuolelle, mutta koska tietoja säilytetään pääasiassa vain sähköisessä muodossa, saattavat jotkin palveluntarjoajat (mm. pilvitallennus) sijaita EU:n ulkopuolella. Mikäli henkilötietoja siirretään EU:n ulkopuolelle, rekisterinpitäjän vastuulla on kuitenkin huolehtia siitä, että henkilötietojen käsittely, siirto ja tallennus toteutetaan lain edellyttämin perustein ja riittävin suojamekanismein.

Miten tietoja säilytetään ja suojataan?

Tietoja säilytetään palvelimilla, jotka on suojattu alan yleisten parhaiden käytäntöjen mukaisesti. Henkilötiedot pidetään luottamuksellisina eikä niitä ilmaista tarpeettomasti muille.

Millaisia oikeuksia ja vaikutusmahdollisuuksia käyttäjällä on tietojensa suhteen?

Suostumuksen peruuttaminen
Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja suostumuksen perusteella, käyttäjä voi milloin tahansa peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle.

Pääsy tietoihin<
Käyttäjällä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitteleekö rekisterinpitäjä häntä koskevia henkilötietoja sekä saada tietää mitä henkilötietoja hänestä käsitellään. Lisäksi käyttäjällä on oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojen käsittelyn perusteista.

Oikeus saada virheet korjatuksi
Käyttäjällä on oikeus pyytää, että häntä koskevat virheelliset tai vanhentuneet taikka muuten puutteelliset henkilötiedot korjataan.

Oikeus kieltää suoramarkkinointi
Käyttäjä voi kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksia varten.

Oikeus vastustaa käsittelyä
Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja yleisen edun taikka oikeutetun edun perusteella, on käyttäjällä oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi hänen oikeutensa taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi.

Oikeus rajoittaa käsittelyä
Käyttäjällä on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä rajoittaa hänen henkilötietojensa käsittelyä.

Oikeus saada tiedot siirretyksi
Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee käyttäjän henkilötietoja suostumuksen perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, on käyttäjällä oikeus saada sähköisesti toimittamansa tiedot yleisesti käytetyssä muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle palveluntarjoajalle.

Miten käyttäjä voi toteuttaa oikeutensa?

Käyttäjä voi toteuttaa edellä kuvatut oikeutensa ottamalla rekisterinpitäjään yhteyttä. Rekisterinpitäjän tulee kuitenkin varmistaa henkilöllisyys ennen tietojen antamista, jotta tämä ei luovuta henkilötietoja väärälle ihmiselle. Mikäli käyttäjä katsoo, että hänen henkilötietojensa käsittely ei ole lainmukaista, voi hän tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu).