Yleiset tiedot

Rekisterinpitäjä
Jobilla Oy
Y-tunnus: 2655898-5
Vuorikatu 16A 7-8, 00100 Helsinki Finland

Yhteyshenkilö
Janne Rotko
CPO, Tietosuojavastaava
privacy@jobilla.com

Tämän asiakirjan tarkoitus

Jobillan rekisteriselosteen tarkoituksena on tarkentaa mitä tietoja Jobilla kerää palveluidensa käyttäjistä, sekä kuinka tietoa kerätään ja mihin tarkoitukseen tietoa käsitellään.

Jobillan rekrytointijärjestelmän käyttäjiä vaaditaan hyväksymään tässä dokumentissa määritellyt tiedonkeräys sekä -käsittely toimenpiteet, johtuen henkilötietojen luonteesta ja arkuudesta joita Jobillan rekrytointijärjestelmällä yleisimmin käsitellään.

Käyttäjät eivät voi hyödyntää Jobillan tarjoamia työkaluja ja palveluita ilman näiden ehtojen ja selosteiden kirjallista tai digitaalista hyväksyntää.

Jobilla tallentaa käyttäjän antaman ehtojen ja selosteiden hyväksynnän myöhempää tarkastelua ja todentamista varten. Hyväksyntä katsotaan lakiteknisesti pitäväksi sopimukseksi Jobillan ja palvelun käyttäjän välillä.

Käyttäjä voi koska tahansa vetäytyä tästä sopimuksesta ottamalla yhteyttä Jobillan tietosuojavastaavaan, jonka yhteystideot ovat määritelty tässä asiakirjassa. Tällaisessa tilanteessa, varmistathan että otat yhteyttä samalla sähköpostiosoitteella, jolla suostumus Jobillan ehtoihin ja selosteisiin on alunperin annettu.

Voit lukea asiakirjasta 'Tietosuojaseloste' lisää siitä kuinka Jobilla suojaa sinun yksityisyyttäsi, ja keillä on valtuus käsitellä henkilötietojasi järjestelmämme ja palveluidemme puitteissa. Kaikki nämä asiakirjat esitetään asiakkaille ja palvelun käyttäjille aina yhdessä, ja asianomainen on velvoitettu lukemaan asiakirjat läpi ennen tietojen käsittelyyn suostumista tai tietosuojakäytänteisiimme sitoutumista.

Jobilla kunnioittaa käyttäjiensä yksityisyyttä, eikä ikinä luovuta tai myy kerättyjä henkilötietoja kolmansille osapuolille.

Mitä tietoja keräämme ja kuinka niitä hyödynnetään

Kerättyjen henkilötietojen koostumus vaihtelee paikoittain riippuen siitä, missä yhteydessä tiedot on kerätty. Jos olet hakenut työpaikkaa esimerkiksi asiakkaamme urasivun tai rekrytointijärjestelmän kautta, sinusta voidaan kerätä seuraavat tiedot:

1. Nimi
2. Sähköpostiosoite
3. Puhelinnumero
4. Ansioluettelo
5. Työhakemuksen lähde (Esimerkiksi HTTP viite tai yksittäisen mainoksen ID jonka kautta paikkaa on haettu)

Jos käyttäjä rekisteröityy järjestelmään tai käyttää palveluitamme sähköisesti muissa merkeissä, voi kerätty tieto hieman poiketa yllä mainitusta esimerkistä. Kerätyn asiakastiedon määrä voi vaihdella tietoja käsittelevästä yrityksestä riippuen, esimerkiksi työhaastattelujen muistiinpanojen osalta.

Käyttäjille esitetään aina Jobillan tietosuojaseloste, rekisteriseloste, sekä palvelun käyttöehdot, jotka käyttäjän tulee lukea ja hyväksyä ennen kuin Jobilla voi kerätä, käsitellä tai tallentaa käyttäjän henkilötietoja.

Henkilötietoja voivat käsitellä vain seuraavat osapuolet:

1. Jobillan valtuutetut henkilöt tai alihankkijat
2. Jobillan asiakasyrityksen valtuutetut henkilöt

Jobilla vaatii henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla tunnistautumisen jokaiselta henkilöltä joka käsittelee henkilötietoja Jobillan järjestelmissä tai palveluissa. Käyttäjät autentikoidaan Jobillan ACL (Access Control List) toiminnallisuudella, joka varmistaa että henkilöt voivat käsitellä vain ja ainoastaan henkilötietoja joihin heidät on erikseen valtuutettu.

Kerättyjä henkilötietoja voidaan käyttää seuraaviin tarkoituksiin:

1. Jobillan käyttäjien anonyymiin tai pseudonyymiin käyttäytymisen analysointiin, jotta voimme tarjota asiakkaillemme parempia palveluita, ja tehostaa asiakasyritystemme rekrytointiprosesseja.
2. Jobillan asiakasyritykset jotka ovat alunperin keränneet henkilötiedot, voivat ottaa kandidaatteihin yhteyttä esimerkiksi mahdollisiin työpaikkoihin tai työmahdollisuuksiin liittyen.
3. Jobilla asiakasyritykset voivat hyödyntää itse keräämiään henkilötietoja etsiessään potentiaalisia työntekijöitä omista kandidaattitietokannoistaan.
4. Jobillan tekoäly voi hyödyntää kerättyjä henkilötietoja tehostaakseen tiedot keräämien asiakasyritysten rekrytointiprosesseja, sekä kandidaattitietokannan hyödyntämistä.

Henkilötiedot ovat yrityskohtaisia, eivätkä muut yritykset voi käyttää toistensa keräämiä henkilötietoja Jobillan palveluissa tai järjestelmissä. Asiakastietosi tallentuu ja on käytettävissä vain sille yritykselle jonka kautta hait alunperin töitä ja/tai jolle olet erikseen myöntänyt luvan henkilötietojesi keräämiseen sekä käsittelyyn.

Jobilla pseudonymisoi kaiken tiedon, jota käytetään julkisten tai muutoin laajempien tilastojen tuottamiseen, varmistaakseen jokaisen yksittäisen rekisteröidyn yksityisyyden suojan.

Henkilötiedot poistetaan tai pseudonymisoidaan automaattisesti jos yritys joka tiedot on alunperin kerännyt ei enää käytä Jobillan työkaluja ja palveluita, tai ei aktiivisesti työskentele rekrytointiprosessinsa tai työnantajamielikuvansa parantamiseksi.

Minne henkilötiedot tallennetaan?

Kaikki henkilötiedot tallennetaan sähköiseen muistiin joka sijaitsee EU:n rajojen sisäpuolella.

Jobillan käytetyimmät palvelimet ja konesalit sijaitsevat Suomessa, Saksassa sekä Alankomaissa.

Kaikki tietoliikenne käyttää salattuja yhteyksiä alan viimeisimpien parhaiden käytänteiden mukaisesti. Voit lukea tästä lisää asiakirjasta ‘Tietosuojaseloste’

Henkilötietojen käsittely tapahtuu aina joko EU:n sisällä, tai muutoin samat asianmukaiset määräykset ja vaatimukset täyttävällä alueella (esim. EU-US Privacy Shield, HR Data).

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on aina oikeus vetäytyä Jobillalle antamastaan sopimuksesta ja/tai suostumuksesta kerätä ja käsitellä hänen henkilötietojaan.

Jobillan työkalujen ja palveluiden käyttö edellyttää poikkeuksetta tällä verkkosivulla esitettyjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvien ehtojen ja selosteiden hyväksyntää, sekä erillistä henkilötietojen käsittelyluvan myöntämistä.

Jos tahdot poistaa omat henkilötietosi Jobillan tietokannasta, ota yhteyttä Jobillan tietosuojavastaavaan samalla sähköpostiosoittella jolla tietosi on alunperin tallennettu järjestelmäämme. Saat vastauksena vahvistusviestin kun henkilötietosi on poistettu onnistuneesti.

Jos sinulla herää kysymyksiä liittyen Jobillan suorittamaan henkilötietojen käsittelyyn, olethan meihin yhteydessä.

Jos sinusta tuntuu että henkilötietojasi ei käsitellä asianmukaisesti tai laillisesti, voit olla joko yhteydessä Jobillan tietosuojavastaavaan tai tehdä ilmoituksen paikalliselle tietosuojavaltuutetulle jatkotutkimusta varten.