Wie automatisierte Prozesse optimale Entscheidungen unterstützen

Stellen Sie sich vor, Sie müssten ständig darauf bedacht sein, das Atmen nicht zu vergessen. Das wäre eine Angelegenheit, die im Alltag stets Ihre Aufmerksamkeit beanspruchen würde.

In unserem Gehirn laufen die meisten Prozesse unbewusst ab und funktionieren automatisch, ohne dass wir daran denken müssen. Unser Bewusstsein ist nämlich so arrangiert, dass nur ein sehr kleiner Teil der neuronalen Prozesse, bewusst und aktiv gesteuert wird und der mit Abstand größte Teil automatisch und unbewusst abläuft. Selbst wenn wir Entscheidungen treffen, gibt es eine unbewusste Phase bevor das Resultat - unsere Wahl - bewusst wird. 

Es handelt sich hier um ein lebenswichtiges Prinzip, das uns einerseits davor schützt, ständig von einer überwältigenden Flut an Informationen überfordert zu werden und das andererseits ermöglicht, alle notwendigen körperlichen Funktionen immer so optimal wie möglich zu gewährleisten. 

Was hat das Prinzip unseres Bewusstseins mit Personalbeschaffung zu tun?

Sie werden wohl bereits eine Ahnung haben, wie dieses Konzept auf Ihre Personalbeschaffung umgelegt werden könnte. Aber wie sieht so ein Ansatz konkret aus?

Als Personalverantwortliche sind wir oft gewohnt, uns um jeden Schritt aktiv selbst zu kümmern, da wir einerseits unseren Job so gut wie möglich erledigt haben möchten und es andererseits beim Anwerben und Anstellen seit jeher so abgelaufen ist. Für viele Menschen ist es daher eine Überwindung, wenn es darum geht, Kontrolle abzugeben. Es gibt aber ein paar beruhigende und sicherlich vorteilhafte Unterschiede, wenn es zum Vergleich des Automatisierungs-Prinzips unseres Gehirns mit jenem beim Thema Recruiting kommt: 

Wenn wir uns für eine Recruiting-Software entscheiden, die einen Teil der Prozesse von selbst abwickelt, genießen wir die Transparenz und haben die Kontrolle inne, welche uns ermöglichen, zu sehen und festzulegen, aufgrund welcher Faktoren etwas automatisch passiert. Dies betrifft zB. die Kriterien, anhand welcher Qualifikationen evaluiert werden oder auch welche Rückmeldungen wir wann an KandidatInnen aussenden. 

Wir wissen also immer und entscheiden selbst, warum was wie passiert und haben außerdem aufgrund der integrierten Analysen unserer Software eine perfekte Optimierungshilfe für zukünftige Kampagnen in der Hand. Auf diese Weise profitiert unsere Selbstwirksamkeit nicht nur in der Rolle der personalverantwortlichen Person immens, sondern es bleibt auch mehr Zeit und Fokus für unsere weiteren Tätigkeitsfelder. 

Schauen wir uns einmal an, was wir normalerweise alles selbst bewerkstelligen müssen um einen einzigen Recruiting-Prozess zu durchlaufen und (hoffentlich) erfolgreich abschließen zu können:

1. 1. Anzeige erstellen
   Dazu müssen wir einmal definieren, um welche Position es sich handelt, welche Qualifikationen gefordert werden und was wir uns sonst noch von einer passenden Person erwarten. Dann müssen wir das Ganze ansprechend formulieren und die gesamte Anzeigengestaltung vornehmen.
2. 2. Anzeige schalten
   Wo und wie lange möchten wir die Anzeige veröffentlicht haben? Der finanzielle Aspekt spielt hier eine wesentliche Rolle.
3. 3. Bewerbungen sammeln
   Innerhalb einer festgesetzten Frist werden sich (hoffentlich) genug Leute melden, die uns ihre Unterlagen und Motivationsschreiben übermitteln und anvertrauen. 
4. 4. Durchsicht
   Je nachdem ob zu wenige, genug oder zu viele Bewerbungen eintrudeln, sind wir mit einem entsprechend großen Berg an Dokumenten konfrontiert, die alle evaluiert werden  müssen, um zu einer Entscheidungsbasis zu gelangen.
5. 5. Eingrenzung und Rückmeldung
   Wir entscheiden aufgrund der Unterlagen, mit welchen Personen wir uns näher über die Position unterhalten möchten und geben (hoffentlich) allen Bewerbenden ein angemessenes Feedback. Übrigens, ist dies nicht das erste Mal, dass wir Rückmeldungen aussenden müssen, denn wenn wir das gute Licht, welches wir anhand der Anzeige auf unser Unternehmen als Arbeitsplatz geworfen haben, aufrecht erhalten möchten, sollte unsere Kommunikation im Prozess zeitnah und zuverlässig sein. 
6. 6. Job-Interviews
   Ob zuerst am Telefon, online, oder persönlich - es ist üblich, mehrere Gespräche während der weiteren Eingrenzung zu führen und falls nicht ausgeschlossen, auf jeden Fall auch ein persönliches Treffen für die bestmögliche Entscheidung einzuplanen. 
7. 7. Entscheidung, Zusage und Absagen
   Wenn wir genug Grundlagen haben und eine Entscheidung treffen können, so werden alle restlichen Beteiligten mit einem Danke für die Teilnahme entsprechend informiert. Oft erwarten sich Menschen, die weiter im Prozess gekommen sind, ein personalisiertes Feedback zu den in Bezug auf sie negativen Entscheidungsgründen. Meistens erhalten sie dieses aber nicht und bleiben frustriert und mit einem negativen Bild zum betreffenden Unternehmen zurück - eine angemessene Rückmeldung ist hier sicherlich die bessere Wahl.
8. 8. Vertragserstellung und Anstellung
   Wir einigen uns mit der ausgewählten Person auf die vertraglichen Bedingungen, machen den Vertrag unterschriftsfertig und bereiten das Onboarding für den ausgemachten Zeitpunkt des Antritts des Beschäftigungsverhältnisses vor. 

Abgesehen davon, dass diese Schritte über ein Recruiting-Service zum Großteil abgenommen werden bzw. dass ein zeitgemäßer Ansatz sowieso ein paar Dinge über den Haufen wirft um den Prozess zu optimieren, gibt es hier bestimmt Aufgaben, welche sicher und effizient automatisiert werden könnten. Warum sollten wir das anstreben?

Die Vorteile automatisierter Prozesse beim Recruiting

Wenn ein erheblicher Aufwand wegfällt, können wir uns besser auf die Bereiche konzentrieren, die wirklich unsere Aufmerksamkeit haben sollten - dies betrifft das Recruiting selbst, sowohl als auch andere Aufgaben im Unternehmen, die bisher wahrscheinlich während aktiver Personalbeschaffung hintangestellt werden mussten. Vielleicht ist es aber auch andersherum und das Recruiting selbst leidet darunter, dass wegen anderer Verantwortungen nicht genug Zeit zur Verfügung steht. Wenn zeitaufwendige Schritte im Prozess automatisiert ablaufen und daher auch schneller erledigt sind, können wir auf die Kommunikation mit unseren Wunsch-KandidatInnen fokussieren. Wir haben generell einen besseren Überblick und können Entscheidungen geordneter und bedachter - einfach besser - vornehmen, ohne dass unsere weiteren Tätigkeiten an Aufmerksamkeit oder Zeit einbüßen müssen. 

Der Zeit-und-Geld-Faktor spielt natürlich eine wichtige Rolle und ist ein sehr starkes Argument für Automatisierung. Jede Stunde und jede menschliche Ressource, die beim Recruiting eingespart werden kann, ist ein Gewinn für die operativen Geschäfte eines Unternehmens. Haben Sie sich schon einmal ausgerechnet, wie viel eine Stunde Ihrer Arbeit wert ist? Wenn wir den zeitlichen Aufwand für die erfolgreiche Personalbeschaffung reduzieren können, ist dies in jedem Fall der Verschwendung an Zeit und Geld für veraltete, nicht mehr funktionierende Prozesse, vorzuziehen. Dieser Aspekt ist übrigens auch ausschlaggebend dabei, wenn sich Unternehmen dazu entschließen, einen Recruiting-Service heranzuziehen. 

Berücksichtigen wir nun diese beiden genannten, gewichtigen Vorteile, welche für automatisierte Schritte in Ihrem Recruiting-Prozess sprechen, so kommen wir zu einem dritten, essentiellen Punkt: Wir können aufatmen, da Stress abfällt. Unser Arbeitsalltag läuft angenehmer und effizienter ab und weder unsere Tätigkeit noch unsere Pausen werden von mühsamer Personalbeschaffung überschattet oder eingeschränkt. Was denken Sie, welches Potential an positiver Veränderung dann in einer ganzheitlichen Optimierung (inklusive Automatisierungen) des Recruitings steckt? Vielleicht ist es an der Zeit, dies selbst für sich herauszufinden, damit wirklich die besten KandidatInnen ins Unternehmen geholt werden können. Wenn Sie gerne mit uns in einen Dialog über Ihre Personalbeschaffung treten möchten, freuen wir uns auf Ihre Nachricht.