Wie professionelle Unterstützung Recruiting optimiert und wie Sie Ihre Strategie wählen

Recruiting-Service wird oft in Betracht gezogen, wenn die Bemühungen nicht zu den gewünschten Anstellungen führen. Probleme bei der Personalbeschaffung können viele Ursachen haben. Eine typische Situation mit Schwierigkeiten ist, wenn die Unternehmen eine erfahrene Fachkraft suchen. Auch andere Unternehmen sind an diesen Leuten interessiert, so dass die Besten bereits beschäftigt sind. Nimmt man Unterstützung für eine bestimmte Ausschreibung in Anspruch, kann dies relativ teuer sein und werden die langfristigen Herausforderungen aber nicht angegangen. 

Typische Probleme bei der Personalbeschaffung

1. • Die richtigen Talente werden nicht erreicht
   • Das Angebot aktiviert die Leute nicht, sich auf einen Bewerbungsprozess einzulassen
   • Es melden sich nicht die richtigen Leute
   • Die Stelle muss neu ausgeschrieben werden
   • Der zeitliche und finanzielle Aufwand wird unverhältnismäßig
   • Dringliche Jobs können nicht vergeben werden

Die richtige Wahl der Unterstützung

Recruiting-Service kann alles, vom Coaching bis zur Direktsuche, umfassen. Der erste Schritt ist, Ihre Bedürfnisse zu verstehen, um die richtige Entscheidung treffen zu können. Zum Beispiel können, wenn Zeit wichtiger ist als das dafür eingesetzte Budget, Zeitarbeitskräfte in Anspruch genommen werden. Ist der Einstellungsbedarf des Unternehmens wiederum dauerhaft, lohnt es sich eine Beratung zu wählen, mit welcher der interne Einstellungsprozess korrigieren werden kann und so das Unternehmen in die Lage versetzt, in Zukunft unabhängig selbst erfolgreich zu rekrutieren. Das Problem ist, dass die gängige Personalberatung oft nicht den internen Prozess verbessert, sondern nur den spezifischen Bedarf löst, sodass die eigentliche Problematik nur vorübergehend behoben ist. Dies kann sehr teuer werden, wenn auf diese Art ein Recruiting nach dem anderen von vorne angegangen wird. 

Es gibt mindestens so viele Bedürfnisse bei der Personalbeschaffung wie  es verschiedene Recruiting-Services gibt. Das kann die Entscheidung manchmal aber auch erschweren. Hier eine Übersicht an Services, von denen Sie auf dem Recruiting-Markt wählen können:

Verschiedene Arten von Recruiting-Dienstleistungen

• • Personalberatungen (Recruiting-TrainerInnen)
  • Personalvermittlungen
  • Recruiting-Systeme (Software)
  • Jobportale
  • Headhunter
  • Digitales Headhunting

Das ausgesuchte Recruiting-Service sollte die internen Prozesse des Unternehmens auch für die Zukunft optimieren. 

1. Personalberatungen

PersonalberaterInnen oder Recruiting-TrainerInnen teilen Erkenntnisse, die auf Erfahrungen basieren und empfehlen mögliche Tools. Es handelt sich um einen niederschwelligen Einstieg in die Personalentwicklung. Diese Leute helfen aber nicht direkt bei Engpässen und die Zuverlässigkeit und Funktionalität der Tools wird nicht garantiert. Recruiting-TrainerInnen werden oft auf Stundenbasis abgerechnet und überlassen die Verantwortung für den Erfolg dem Unternehmen. Die Ergebnisse sind also immer noch von der eigenen Leistung abhängig. 

2. Personalvermittlungen

Personalvermittlungsagenturen sind eine bequeme Lösung für temporären Arbeitsbedarf oder Situationen, in denen spezielles Fachwissen auf Projektbasis benötigt wird. Arbeitskräfte, die über Personalvermittlungsagenturen beschafft werden, sind möglicherweise nicht dasselbe wie Angestellte, die sich den internen Gepflogenheiten und gemeinsamen langfristigen Zielen verpflichtet fühlt. Die besten Talente sind in der Regel nicht auf dem Dienstplan solcher Agenturen zu finden. Der Arbeitgeber ist nicht vertraglich an die ArbeitnehmerInnen gebunden, sondern bekommt eine Lösung für den raschen Bedarf. Dies ermöglicht die Besetzung von Zeitarbeitsplätzen oder den Zukauf von spezifischem Fachwissen für einen kurzen Zeitraum.

3. Recruiting-Systeme

Moderne Recruiting-Systeme sparen Zeit und erleichtern die Verwaltung des Prozesses. Oft bieten diese Systeme auch eingebaute Integrationen für die Verteilung der Anzeigen. Die Herausforderung besteht darin, dass der Prozess nicht unternehmensspezifisch betrachtet wird. Anbieter von Recruiting-Systemen sollten daher als zusätzlichen Service auch eine individuelle Beratung anbieten, um ebenso bei schwer zu besetzenden Positionen eine erfolgreiche Anstellung zu erreichen.

4. Jobportale

Jobportale verschaffen Arbeitgebern Sichtbarkeit für ihre Stellenanzeigen bei aktiv Jobsuchenden in verschiedenen Branchen. Es ist aber wichtig zu bedenken, dass Sie passive KandidatInnen nicht erreichen. Wenn Sie also wissen, dass Ihre idealen KandidatInnen wahrscheinlich bereits in einem Anstellungsverhältnis sind, sind Jobportale nicht die richtigen Kanäle. Darüber hinaus setzen Sie sich in Jobportalen dem Wettbewerb mit Ihrer Konkurrenz aus, wenn es darum geht, die Leute für sich und die Stelle zu begeistern und verringern dadurch die Chance, dass die Jobsuchenden sich für genau Ihre Stelle bewerben.

5. Headhunter

Headhunter suchen handverlesen nach geeigneten Menschen für eine Position. Sie erhöhen die Ressourcen und beschleunigen den Prozess. Normalerweise wird diese äußerst kostspielige Option für zu vergebende Jobs im oberen Managements eingesetzt. Das Problem wird mittels Headhunter nur je Einstellung gelöst, da diese keine internen Prozesse optimieren. 

6. Digitales Headhunting

Digital Headhunting ist ein innovatives Konzept, welches den Headhunter, die Recruiting-Sofware sowie Personalberatung bzw. Recruiting-Training kombiniert. Dieser digitale Dienst bietet eine erschwingliche Möglichkeit, KandidatInnen selbst für die anspruchsvollsten Positionen zu gewinnen und langfristig erfolgreiches Recruiting im Unternehmen zu etablieren. Die Lösung basiert auf einem kandidatenorientierten Konzept, wodurch die Anzahl an passenden KandidatInnen erheblich gesteigert werden kann und der Prozess selbst gleichzeitig vereinfacht und beschleunigt wird. Das Personalmarketing-Service, welches auch mit Employer Branding kombiniert werden kann, kostet nur einen Bruchteil eines traditionellen Headhunters. 

Wovon sollte Ihre Entscheidung abhängen?

Die Planung sollte ganzheitlich erfolgen, Schritt für Schritt, beginnend mit der Branche, dem regionalen Standort und der Verfügbarkeit von Arbeitskräften. Die Schlüsselfrage ist, ob das Unternehmen in einem arbeitgeber- oder kandidatenorientierten Markt positioniert ist. In einem arbeitgeberorientierten Markt gibt es einen großen Pool von KandidatInnen, die auf dem Arbeitsmarkt verfügbar sind, um eine offene Stelle zu besetzen. Im Gegensatz dazu gibt es in einem kandidatenorientierten Markt eine Knappheit an verfügbaren Arbeitskräften. Bei der Auswahl der richtigen Recruiting-Lösung lohnt es sich daher, sich der Art des Arbeitsmarktes bewusst zu sein, in dem die Personalbeschaffung stattfindet.

In einer Branche, wo es in Regel viele Bewerbungen gibt, können zum Beispiel Jobportale zur Verbreitung von Stellenanzeigen genutzt werden, sofern die Konkurrenz um Talente durch andere Arbeitgeber kein Hindernis darstellt. Es lohnt sich auch, eine Software einzusetzen, um Anzeigen zu verteilen und KandidatInnen zu verwalten. Bei Stellen, für die es in der Regel nicht genügend Leute gibt, sind moderne digitale Headhunting-Dienste vorzuziehen, da sie oft ein Vielfaches an KandidatInnen produzieren als andere Methoden. Das Wichtigste ist jedoch, dass Sie messen können, was Sie tun. Stellen Sie also sicher, dass der von Ihnen gewählte Anbieter beispielsweise genaue Analysen zu den Ergebnissen erstellt. Ohne Daten, welche den Ergebnissen zugrunde liegen, ist es nicht möglich, den eigenen Erfolg gezielt zu optimieren oder auch nur zu wissen, von welchen Kanälen die KandidatInnen kamen. 

Recruitingskosten – was wird teuer, was bringt echte Einsparungen?

Unternehmen haben unterschiedlich viele Ressourcen zur Verfügung, um die Kosten der Personalbeschaffung zu decken. In vielen Unternehmen ist es auch schwierig, das tatsächliche Budget für die Personalbeschaffung zu kennen, da diese oft nicht die Hauptaufgabe eines Mitarbeitenden oder einer ganzen Abteilung ist, sondern einfach die Arbeitszeit unbestimmt von den generellen Tätigkeiten umgeschichtet wird. Weder dieser zeitliche Mehraufwand noch die benötigten Daten, welche für die Entwicklung einer erfolgreichen Recruiting-Strategie erforderlich wären, sind oft ohne weiteres in Unternehmen verfügbar - wobei wir hier noch garnicht von einer praktischen Software sprechen. 

Für einzelne, offene Jobs können teure Headhunting-Dienste sinnvoll sein, wenn ein unmittelbarer Personalmangel, ein einmaliger Bedarf und eine hohe Nachfrage für die zu besetzenden Position besteht. Ist der Bedarf längerfristig, können die Kosten für Recruiting durch Headhunting auf lange Sicht enorm sein. In solchen Fällen wäre es ratsam, alternative Dienstleistungen in Anspruch zu nehmen, die die gleichen Ergebnisse liefern, aber hohe Kosten sparen, wie z.B. digitale Headhunting-Dienstleistungen, die dank ihrer kosteneffektiven Struktur sowohl für kleinere als auch für größere Unternehmen für eine Vielzahl von Anforderungen geeignet sind. 

Die optimale Situation, in welcher Kosten für die Personalbeschaffung in einem vernünftigen Rahmen gehalten werden können, ist wenn Unternehmen in der Lage sind, durch eigene, effektive Prozesse zu rekrutieren und ihre Personalbeschaffung eher geplant als reaktiv auf einen akuten Bedarf zu steuern. Bei einem durchdachten, funktionierenden und vereinfachten Prozess gelingt außerdem die Wahl der passenden Personen, die zur Rolle und Kultur des Unternehmens passen, ebenso besser. 

Erfolg richtig messen

Wenn Sie sich für ein Recruiting-Service entscheiden, stellen Sie sicher, dass Sie bei diesem auch genaue Analysen zu den erzielten Ergebnissen bekommen. Oft werden Ergebnisse wie Impressionen und verschiedene Click-Through-Raten angeboten, die aber keine Garantie für erfolgreiches, optimiertes Recruiting sind. Verfolgen Sie vielmehr die Anzahl der QualitätskandidatInnen, da dieser Aspekt viel bedeutender für erfolgreiche Anstellungen ist. Die Anzahl der QualitätskandidatInnen im Verhältnis zu den Kosten ist in der Regel der beste Indikator dafür, dass das Recruiting-Service erfolgreich und die richtige Wahl war.